22 décembre 2022

Comment déléguer efficacement ?

Olala, deux minutes, installe-toi tranquillement. 

Je sens que tu veux me dire quelque chose…

 

Tu frôles le burn-out ? 

Trop de travail ? Manque de temps ? Tu cours partout ? 

 

Hummm, d’accord. Souffle un bon coup, tout va bien se passer !

 

Ta situation, je l’ai vécue. 

 

Il s’agit, ni plus, ni moins, d’un problème que rencontrent de nombreuses cheffes d’entreprises en croissance. 

 

Donc, déjà : félicitations, ça se fête : Ton business marche ?!

 

Ensuite, tu vas devoir penser à une solution parce que tu ne peux clairement pas être partout. 

 

Tu vois où je veux en venir ? 

 

C’est ça, c’est le moment de déléguer !

 

Je sais que tu ne te sens pas nécessairement prête à laisser ton bébé entre les mains d’une inconnue… Mais, rassure-toi, dans cet article, je te partage comment déléguer efficacement et sereinement, étape par étape. 

 

On y va ? ⤵️

Comment bien déléguer  ? 

Déléguer, ce n’est pas trouver une assistante bonne poire et : 

❌ Lui demander de réaliser uniquement les tâches ingrates que tu n’as pas envie de faire ;

❌ Ou adopter une posture hiérarchique haute dans laquelle tu prends tes collaborateurs pour du ?!

Non, déléguer correctement et efficacement, c’est d’abord adopter la bonne posture.

Celle dans laquelle tu sais qu’il est indispensable d’expliquer comment réaliser le travail à quelqu’un d’autre.

Celle dans laquelle tu es consciente que d’autres personnes peuvent faire les tâches aussi bien, voire mieux que toi. 

Maintenant qu’on est d’accord sur ces points, voyons ensemble quelles étapes sont, selon moi, essentielles pour réussir cette transition de solopreneur à Boss à la tête d’une petite équipe ! ⤵️

Avoir le bon état d’esprit

Pour déléguer dans de bonnes conditions, tu devras très certainement changer de mindset. 

Autrement dit, passer du mindset J’ai besoin de personneau mindset de leader qui prend ses responsabilités et ne croit pas que le terme “manager” soit un gros mot. 

C’est vrai. Comment partir sur de bonnes bases si tu penses que personne n’est capable de faire mieux que toi ?

Non, tu dois : 

??Accepter de faire confiance

Si tu veux confier des missions importantes pour le développement de ton business, tu n’as pas d’autre choix que de laisser ton équipe mettre les mains dans le camboui et leur faire confiance.

Donner des responsabilités à d’autres personnes et expliquer quelle vision on souhaite atteindre pour notre entreprise, c’est le meilleur moyen de leur donner envie d’être à la hauteur et de faire des étincelles.

Mais, je sais que c’est  plus facile à dire qu’à faire.

Lâcher prise peut faire peur. 

Quand on a mis toute son énergie, tout son temps et tout son coeur pour devenir indépendante financièrement, on n’a pas toujours envie qu’une personne vienne y mettre son grain de sel (et potentiellement, mettre le bazar). 

Mais, si ça peut te rassurer, faire confiance n’empêche pas d’être présente auprès de ton équipe et de les accompagner dans leur prise de poste. 

Cela peut t’éviter un grand nombre d’incompréhensions, d’erreurs et de déceptions parce que, quoi qu’il arrive, comprends bien que tu restes responsable de la bonne exécution des missions !

??Apprendre à manager

Manager est une compétence à part entière et c’est comme tout : ça s’apprend. 

Si tu t’apprêtes à déléguer, tu vas donc forcément devoir endosser ce rôle et acquérir quelques fondamentaux pour gagner en légitimité et motiver les troupes !

Pour moi, un bon manager sait : 

✅Favoriser l’autonomisation ;

✅Écouter et s’appuyer sur les points forts de ses collaborateurs ;

✅Donner l’exemple et adopter un comportement positif en toute circonstance ;

✅Reconnaître ses erreurs ;

✅Donner du sens aux objectifs

??Arrêter avec les fausses excuses

Oui, tu vas perdre du temps au départ. 

Oui, ce sera déstabilisant.

Et oui, la déception ou l’échec est quasi inévitable. 

Mais ne laisse pas ces excuses prendre le dessus sur tous les bénéfices d’une bonne délégation !

Pour t’en débarrasser, je te propose de lister tous les inconvénients et tous les avantages à déléguer. Tu verras que les aspects positifs sont bien plus nombreux que les négatifs ?. 

Et surtout, si tu veux développer ton entreprise et dépasser des paliers,  tu n’as pas d’autres choix que te faire aider.

Préparer la délégation 

Tu connais l’expression “Rien ne sert de courir, il faut partir à point” ? 

Tu dois absolument l’appliquer quand tu t’apprêtes à déléguer une partie de ton business. 

Préparer le terrain est une étape inévitable si tu  veux pouvoir trouver la perle rare. 

Sans ça, ton projet de délégation est voué à l’échec (non, je ne fais de mélodrame, pourquoi ? ?).

1️⃣ Pour commencer, liste toutes les tâches et missions que tu souhaites déléguer. 

2️⃣  Estime ensuite le temps de travail nécessaire à leur réalisation. 

Cela peut t’être utile pour définir un volume horaire mensuel au cas où tu souhaiterais déléguer à une assistante, par exemple. 

3️⃣ Après ça, il sera temps pour toi de préparer ton offre de recrutement et de la diffuser. Je t’invite à consulter le site et le podcast de Sonia Leremboure qui propose de nombreuses ressources pour t’aider dans cette démarche.   

Trouver la bonne partenaire

Au moment de déléguer, il y a une erreur que tout le monde commet : vouloir à tout prix réduire les coûts

❌ Bad idea !

Si tu fais ça, tu risques de travailler avec une personne qui n’a ni les compétences requises à la réalisation de la mission, ni la possibilité de s’impliquer autant que si elle était rémunérée à sa juste valeur. 

Il est donc plus rentable et productif pour toi de déléguer à quelqu’un qui possède l’expérience, les compétences et les process dont tu as besoin pour ton business. 

Même si son prix te semble plus élevé. 

Après, j’avoue. Trouver la bonne personne, c’est une autre paire de manches ?. 

Pour ça, tu peux soit t’appuyer sur une spécialiste du recrutement, soit sourcer toi-même. 

Quelle que soit l’option choisie, tu devras prendre le temps d’échanger avec chacun des profils sélectionnés

Pose-leur des questions en lien avec leur parcours, leur personnalité, leurs expériences, leurs compétences, leurs points faibles, leurs points forts et, bien sûr, tout autre renseignement qui pourrait faciliter ton choix.

Le feeling et l’enthousiasme sont également des indicateurs extrêmement importants ! 

Si une candidate ne porte aucun intérêt à ton activité… NEXT !

Dernier conseil et non des moindres. Tu veux t’assurer de choisir la bonne personne ?

Fais lui passer un test en mode “réalité”. Ça sera le meilleur moyen pour toi de mesurer  ses compétences et t’assurer que son travail correspond à ton niveau d’exigence…

Dans tous les cas, une période d’essai d’un mois, n’est vraiment pas une mauvaise idée. Cela te permettra de vérifier que la personne choisie est sérieuse  et que son travail correspond à tes attentes.

Je te rassure, trouver la perle rare n’est pas une mission impossible !

N’hésite pas à l’impliquer au maximum dans ton business et à lui montrer qu’elle a une place importante.

Explique-lui tes objectifs, ta vision et ta stratégie pour qu’elle puisse comprendre les tenants et les aboutissants de sa mission.

 

Pourquoi déléguer ? 

Je t’ai expliqué comment déléguer efficacement, mais ce n’est certainement pas la solution la plus évidente quand on est débordée. 

Parce que “tu comprends, ça prend du temps”. 

Oui.

Mais non. 

Je vais te donner toutes les bonnes raisons de le faire sans attendre de gagner 10 000 € par mois (non, non, tu n’as pas besoin d’avoir un CA de dingue pour déléguer !), ni d’être sortie de ta période de rush.  

comment déléguer efficacement

Raison n°1 : Se concentrer sur son expertise

Souviens-toi de l’époque où les ordinateurs avaient très peu de mémoire vive et où ils ramaient très, très, très fort dès que la mémoire était saturée. 

Tu t’en souviens ? 

Hé bien, dis-toi que tu es exactement comme cet ordinateur. 

Tant que tu seras multitâches et que tu ne te débarrasseras pas des missions pour lesquelles tu n’as aucune valeur ajoutée, ta mémoire sera complètement saturée.

Résultat : 

Baisse de productivité et d’efficacité, mais aussi perte de temps et motivation phénoménale. 

On est d’accord, ce n’est pas ce que tu veux. 

D’autant plus qu’une journée ne compte que 24 heures et qu’avec toutes tes responsabilités pro et perso, tu n’as pas une minute à perdre ! 

En déléguant,  tu peux enfin te concentrer sur l’essentiel et gagner en efficacité. 

C’est la meilleure façon de te focaliser sur ce que tu sais faire le mieux (et qui  génère des revenus).

En déléguant, tu as enfin les moyens de te concentrer sur la véritable plus-value de ton entreprise : tes offres et tes clients !

Pour t’aider, tu peux t’appuyer sur la matrice d’Eisenhower qui permet de classer les tâches en quatre catégories : 

⚡️prioritaires, 

⚡️à planifier, 

⚡️à déléguer 

⚡️et à abandonner. 

Également excellente pour organiser ton temps ?!

Raison n°2 : Gagner du temps

Ne pense pas que le temps passé à briefer ta collaboratrice soit du temps perdu. 

Au contraire, c’est un in-ves-tis-sement ! 

Comme déléguer te permet d’être plus efficace, tu peux consacrer davantage de temps au développement de ton entreprise, ainsi qu’à ta vie personnelle. 

Et en tant qu’entrepreneure, tu sais combien il est difficile d’avoir du temps pour soi.

Le temps, c’est ta ressource la plus précieuse. 

Alors, imagine si tu pouvais avoir 2 ou 3 plus de temps libre !

Raison n°3 : Se développer 

En déléguant, tu deviens une véritable cheffe d’équipe. 

Tu as donc le devoir de transmettre une partie de tes compétences, mais pas que ! 

La délégation t’oblige à acquérir de nouvelles compétences comme le management, la communication ou encore la gestion des ressources humaines

Par ailleurs, ton mindset évolue avec le nouveau positionnement que tu dois adopter en tant que décisionnaire. 

Règles de collaboration pour une délégation sereine

comment déléguer efficacement

Tu es maintenant prête à externaliser certaines tâches ou missions importantes ? 

Pour que ta collaboration se déroule sans accroc, voici un condensé des règles que tu dois absolument appliquer ???????? : 

Encadre la collaboration :

Avant de déléguer, pense à bien encadrer la mission à l’aide d’un contrat pour éviter tout malentendu qui pourrait la compromettre (périmètres de la prestation, confidentialité, modalités de paiement, engagements, conditions de résiliation, etc.). (Tu  trouveras des modèles de contrat pour tout type de prestation sur ce site de confiance : https://www.legalpeach.fr/lebar . Utilise le code CGA-375084825 pour obtenir -10% sur le modèle de contrat de ton choix)

Sois patiente :

Comme on dit, Rome ne s’est pas construite en un jour. 

Oui, au début, ta collaboratrice peut mettre plus de temps que si c’est toi qui avait pris les choses en main. 

Mais n’abandonne pas à la moindre occasion, laisse-lui le temps de comprendre ton entreprise, tes stratégies et ton mode de fonctionnement. 

Délègue uniquement ce qui est délégable :

En déléguant, tu aimerais te débarrasser de certaines tâches. 

Malheureusement, ce n’est pas toujours possible. Il y a des tâches ou des sujets que toi seule peut traiter comme, par exemple, certaines décisions en lien avec la communication de ton message, ta vision ou encore la création de ton offre premium

Communique clairement tes instructions :

Plus tu donneras des consignes précises, plus les résultats seront à la hauteur de tes attentes. 

Ce n’est un secret pour personne, le manque de communication entraîne forcément des résultats approximatifs.

Sois pédagogue :

Il ne s’agit pas de “refiler le bébé” pour bien déléguer. Tu dois mettre en place des process et accompagner le plus possible ta partenaire dans l’apprentissage de sa mission (non, une petite visio de 10 minutes ne suffit pas ?).

Reste en contact :

Au même titre que l’accompagnement de ton équipe dans l’apprentissage de ses missions, il est important de maintenir le lien avec elle et d’être réactive en cas de besoin.

Un manque de contact pourrait entraîner une perte de motivation de la part de tes collaborateurs et mener à des erreurs.

✨ Fais confiance :

Être disponible pour ta team n’empêche pas l’autonomie, la responsabilisation et la confiance ! 

Bien que tu gardes un oeil sur la réalisation des missions, lâche prise et laisse-leur de l’espace. Tu seras étonnée de voir à quel point ils sont capables de s’investir  avec enthousiasme ?.

✨ Donne des feedbacks :

Pour que ton équipe devienne meilleure, n’hésite pas à leur faire des retours régulièrement sur leur travail.

Si des points doivent être améliorés, fais en sorte que ton feedback soit constructif et termine toujours par une note positive. Et surtout, n’oublie jamais de dire remercier tes collaborateurs et de montrer ta reconnaissance pour le temps (et l’argent) qu’ils te font gagner !

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En résumé

Alors, tu te sens prête à déléguer ? N’hésite pas à me partager ton expérience ! En attendant, je te laisse découvrir ma newsletter, mais également mon podcast Copy Time, de véritables mines d’informations !

 

À très vite,

 

Safiya

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